ここでいうAI業務設計とは、AIツールの操作方法を覚えることではありません。

IT受託会社の社長が、受注前、見積前、契約前、外注前、採用前、借入前に確認すべき項目を整理し、その確認作業の一部にAIを使えるようにすることです。

たとえば、次のような場面で使うことを想定しています。

• 新規案件の提案前に、確認すべき条件を洗い出す
• 見積作成前に、作業範囲、工数、外注費、入金条件を整理する
• 受注前に、粗利と資金繰りへの影響を確認する
• 外注先に依頼する前に、支払い時期と入金時期のズレを確認する
• 採用や外注拡大の前に、毎月の固定費増加を確認する
• 金融機関に説明するために、売上見通しや資金が必要な理由を整理する

AIに任せるのは、確認項目の洗い出し、情報の整理、説明文のたたき台作成です。

最終的に、案件を受けるか、採用するか、外注するか、借入を検討するかは、社長が判断します。

IT受託会社では、受注が増えても資金繰りが安定するとは限りません。

入金より先に外注費や人件費が出る案件が増えると、売上はあるのに手元資金が苦しくなることがあります。

この支援では、受注前に次の内容を整理します。

• 案件の内容
• 作業範囲
• 納期
• 想定工数
• 社内対応と外注対応の切り分け
• 入金条件
• 支払い条件
• 追加作業が発生しやすい部分
• 契約前に確認しておくべき条件

受注してから条件を見直すのではなく、受注前に資金への影響を確認します。

AIは、この確認項目を毎回洗い出すための道具として使います。
ただし、最終的に案件を受けるかどうかは、社長自身が判断します。

見積書は、金額を提示するためだけの書類ではありません。

IT受託会社にとって見積は、作業範囲、工数、外注費、入金条件、追加費用の扱いを整理する重要な資料です。

この支援では、見積作成前に次の内容を確認します。

• 作業範囲が曖昧な部分
• 見積に含めるべき作業
• 別途費用にすべき作業
• 外注費の有無
• 人件費や社内工数への影響
• 粗利が残る見積になっているか
• 入金条件に無理がないか
• 追加作業が発生した場合の扱い

AIを使うことで、見積書の文章を整えることはできます。
しかし、それだけでは不十分です。

重要なのは、見積の前提が整理されているかどうかです。
この支援では、AIを使って確認すべき項目を整理し、見積前の判断に使える形で残します。

IT受託会社では、売上が立っていても、入金までに時間がかかることがあります。

一方で、外注費、人件費、家賃、借入返済などは、入金を待ってくれません。

この支援では、案件ごとに次の内容を確認します。

• 着手金の有無
• 中間金の有無
• 納品後一括入金か
• 月額契約か
• 外注費の支払いが先に来るか
• 人件費や固定費の支払いと重なるか
• 借入返済と重なる月がないか
• 複数案件が同時に動いた場合の資金負担

受注できる案件であっても、入金時期と支払い時期が合わなければ、資金繰りを圧迫します。

AIを使って、案件ごとの入金と支払いのズレを整理し、社長が判断する前に確認できる形を作ります。

外注や採用は、売上を増やすために必要な判断です。

ただし、外注費や人件費は、会社の資金繰りに直接影響します。

この支援では、次の内容を整理します。

• 外注先に依頼する範囲
• 外注費の金額
• 外注費の支払い条件
• 社内メンバーの稼働
• 採用した場合の固定費増加
• 案件が遅れた場合の資金への影響
• 外注費や人件費を回収できる売上条件

外注や採用を増やすこと自体が問題なのではありません。
問題は、その判断が資金繰りと結びついていないことです。

この支援では、AIを使って外注費・人件費・入金条件を整理し、採用前・外注前に確認すべき材料を残します。

資金調達や金融機関への説明では、単に「資金が必要です」と伝えるだけでは足りません。

なぜ資金が必要なのか。
どの案件のために必要なのか。
採用、外注、投資とどう関係しているのか。
返済に使うお金はどこから生まれるのか。

こうした点を整理しておく必要があります。

この支援では、次の内容を確認します。

• 現在の借入残高
• 毎月の返済額
• 追加融資が必要になる可能性
• 資金が必要な理由
• 金融機関に説明すべき事業の見通し
• 採用、外注、投資と資金需要の関係
• 案件見通しと資金繰りの関係

AIで整理した内容は、金融機関への説明材料や、今後3年間の資金確認にも使える形に整えます。

ここで行うのは、税務申告や会計処理ではありません。
受注、見積、契約条件、入金時期、外注費、人件費、返済予定を整理し、社長が説明しやすい状態にすることです。