※守秘義務に配慮し、企業や人物を特定できないよう、規模、時期、金額など一部の情報を加工・変更しています。
受注が増えても、会社に残るお金が増えるとは限りません。
IT受託会社では、顧客から売上代金が入る前に、人件費、外注費、サーバー費などを支払うことがあります。
売上が大きい案件でも、入金までの期間が長く、先に支払う費用が多ければ、手元資金は一時的に減ります。
今回は、案件ごとの売上、入金、支払い、返済予定を同じ時間軸に並べ、ご依頼者が検討・決定した受注、外注、採用等の予定を入出金・返済予定資料へ反映した事例です。
相談前の状況
ご相談いただいた社長は、創業融資を受けた後、少しずつ事業を拡大していました。
案件数が増え、売上も伸びていました。
一方で、月末の口座残高を見ると、売上の伸びほどには余裕を感じられませんでした。
日々の見積作成、提案、顧客対応に追われ、案件ごとの売上、外注費、入出金・支払予定を落ち着いて確認する時間も取りにくくなっていました。
そのため、案件を受けるかどうかについて、最後は社長の経験や感覚で決める場面が増えていました。
経営者が感じていた不安や迷い
社長が迷っていたのは、主に次の点です。
- 外注を使ってでも、この案件を受けるべきか
- 正社員を採用するか、外注で対応するか
- 売上が増えているのに、なぜ口座残高が増えないのか
- 追加融資を検討する必要があるか
- どの時期に金融機関へ相談すべきか
受注を断れば、売上の機会を逃すかもしれません。
しかし、案件を増やすと、外注費や人件費の支払いも増えます。採用をすれば、毎月の固定費が増えます。
追加融資によって資金を確保する方法もありますが、借入後には返済が始まります。
それぞれを別々に考えるのではなく、会社全体の資金の流れとして整理する必要がありました。
数字や契約条件を整理して分かったこと
IT受託会社では、仕事を始めてから売上代金が入るまでに時間があります。
一般的には、次のような流れになります。
- 案件を受注する
- 社内や外注先が開発を進める
- 人件費や外注費を支払う
- 成果物を納品する
- 顧客による検収を受ける
- 請求書を発行する
- 売上代金が入金される
会社からお金が出ていくのは、顧客からの入金より前です。
この事例では、次の項目を案件ごとに確認しました。
- 想定される作業時間
- 外注費の金額
- 外注費を支払う時期
- 納品予定日
- 検収予定日
- 請求予定日
- 入金予定日
- 既存借入を返済する時期
- 検収や入金が遅れた場合の影響
整理すると、売上の大きい案件が、必ずしも会社に多くのお金を残すとは限らないことが分かりました。
外注費の負担が大きい案件があります。
入金までに時間がかかる案件もあります。
社長が長い時間を使うため、次の案件に対応しにくくなるものもあります。
一方、売上額は大きくなくても、利益が残りやすく、入金条件が安定し、支払いとの時間差が小さい案件もありました。
ACTIONが整理した内容
ACTIONでは、案件ごとの売上、外注費、工数、入金条件、支払時期等の事実・数値項目を、入出金・返済予定資料に必要な範囲で整理しました。案件を受注すべきかどうかの判断は行っていません。
見る項目は、主に次のとおりです。
- 売上はいくらか
- 外注費を差し引いた後にいくら残るか
- 入金まで何日かかるか
- 外注費や人件費を先にいくら負担するか
- 検収が遅れた場合、資金はどの程度減るか
- 社長や社員がどの程度の時間を使うか
- 借入返済と支払いが同じ時期に重ならないか
そのうえで、ご依頼者から提示された案件を受ける場合、条件を変更する場合、見送る場合の各予定案を、同じ入出金予定表へ反映しました。
当事者間で検討・決定する着手金、分割請求、検収条件等について、契約書等へ記載する事実・条件を整理しました。契約交渉や法律相談は行っていません。
今回、AIは経営判断を代わりに行うものとしてではなく、数字や前提条件の抜け漏れを確認する補助的な道具として使用しました。
最終的に案件を受けるかどうかを決めるのは、経営者です。
ACTIONが行ったのは、社長自身が判断するために確認できる入出金予定表・入出金・返済予定資料等の書類作成でした。
経営者が確認できるようになったこと
整理後は、売上額だけで案件を評価するのではなく、会社に残る資金と入金までの時間を確認できるようになりました。
たとえば、次のような問いを案件ごとに検討できます。
- この案件を受けると、何月の資金が少なくなるか
- 検収が1か月遅れても、給与や外注費を支払えるか
- 外注を増やす場合、どの入金まで確認する必要があるか
- 採用した場合、毎月の固定費を無理なく負担できるか
- 追加融資を検討するなら、いつ相談を始めるべきか
- 売上額に対して、社長が使う時間が大きすぎないか
これにより、受注、採用、外注、追加融資について、経営者自身が検討するための事実・数値資料が整いました。
特定の方法を正解と決めたわけではありません。
会社の資金状況や案件条件が変わったときにも、経営者自身が確認できる資料を更新しやすい状態にしました。
この事例から分かる一般的なポイント
会社に残るお金は、売上の大きさだけでは決まりません。
次の要素が関係します。
- 売上から外注費などを差し引いた後に残る利益
- 顧客からの入金時期
- 人件費や外注費の支払時期
- 検収が遅れる可能性
- 社長や社員が使う時間
- 既存借入の返済
- 採用や投資によって増える支出
特に、顧客からの入金より先に外注費を支払う案件では、一時的に会社の資金が減ります。
複数の案件が同時に始まれば、その負担も重なります。
そのため、受注を増やすときには、売上と利益だけでなく、入金までに会社が負担する金額を確認することが大切です。
借入を検討する場合も、経営者が検討するための返済・入出金予定を資料で確認する必要があります。融資の可否は金融機関が判断します。
同じような状況の経営者が確認したいこと
受注は増えているのに手元資金が増えない場合は、今後3か月の入金と支払いを案件ごとに並べてみてください。
特に確認したいのは、次の項目です。
- 案件ごとの売上額
- 想定される作業時間
- 外注費の金額と支払日
- 納品と検収の予定日
- 顧客からの入金日
- 給与など毎月の固定費
- 既存借入の返済日
- 検収が遅れた場合の月末資金
- 社長がその案件に使う時間
ご依頼者が検討する、案件を受ける場合と見送る場合、正社員を採用する場合と外注で対応する場合の各予定案を、同じ入出金予定表へ反映します。
売上を増やすこと自体が目的ではありません。
入金、支払い、返済の予定を同じ時間軸に置き、融資申請・入出金・返済予定資料に使える資料へ整理します。
ACTIONでは、融資を受けることだけを目的にせず、案件ごとの入金、外注費、人件費、既存返済を一つの時間軸にまとめます。
経営者自身が判断するために確認できる事実・数値資料を、行政書士の業務範囲で作成します。受注・採用・投資・融資の可否判断、税務相談、法律相談、金融機関との交渉・代理は行いません。
